Alle vier Wochen treffen wir uns nachmittags von 13:00 bis 18:00 zum Future Friday.
Dieses Meeting dient der gemeinschaftlichen Weiterentwicklung unseres Unternehmens. Wir möchten den langfristigen Unternehmenserfolg und die nachhaltige Entwicklung unserer Unternehmenskultur gemeinsam und auf Augenhöhe mit unserer Geschäftsführung verantworten.
Der Future Friday startet mit einen Stand-Up. Hier finden sich Arbeitsgruppen, die anschließend im Rahmen des Nachmittags oder auch an anderen Tagen an ihrer Aufgabe arbeiten. Um 17:00 treffen sich die Arbeitsgruppen zum Wrap-Up wieder, um (Zwischen-)Ergebnisse zu präsentieren.
Zu Beginn treffen wir uns zum Stand-Up und betrachten unser Future Friday-Kanban-Board. Aufgaben müssen zunächst abgeschlossen werden, bevor die Bearbeiter sich neuen Themen oder Aufgaben zuwenden können. Es wird zunächst überprüft, ob angefangene Aufgaben weitergeführt werden können. Anschließend werden die Icons der Mitarbeiter gesammelt, die zur Zeit keiner Aufgabe zugeordnet sind.
Unser Future Friday Kanban Board hat zwei Flughöhen: Themen und Aufgaben.
Themen sind größere Fragestellungen, z. B. „Wie können wir unser Recruiting verbessern?”, während Aufgaben die Umsetzung konkreter Lösungsideen sind, z. B. „Jobanzeige erstellen und bei XY posten”.
Im Stand-Up sind alle gefragt, die gerade an einer Aufgabe arbeiten, für die sie Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, für diese in einem kurzen Pitch zu werben, so dass Andere sich dazu bereit erklären, daran mitzuarbeiten.
Alle, die dann noch keiner Aufgabe zugeordnet sind, sehen sich die Themen an, die noch nicht bearbeitet wurden. Sie sind aufgefordert, das Thema zu pitchen, das sie am meisten interessiert, bzw. von dem sie sich am meisten Potential für das Unternehmen versprechen. So finden sich Gruppen, die neue Themen bearbeiten.
Mögliche Themen finden sich in der Input-Spalte, nach Kultur <3 und Wirtschaftlichkeit € priorisiert. Wenn jemand im Stand-Up ein neues Thema einbringen möchte, kann er dieses jederzeit (auch nicht während des Future Fridays) ins Backlog pinnen. Im Future Friday-Stand-Up pitcht er dieses kurz, damit damit das Thema von allen priorisiert werden kann und alle ein gemeinsames Bild von den Prioritäten der Themen entwickeln können. Dennoch ist niemand verpflichtet, diese Priorisierung bei der Wahl des Themas, das er pullen möchte, zu beachten. Jeder soll ein Thema bearbeiten, mit dem er sich identifiziert.
Wer sich bereit erklärt, an einer Aufgabe zu arbeiten, übernimmt Ownership für diese. Am besten ist es, zwei Owner zu haben, die sich durchgängig mit der Aufgabe beschäftigen, damit Urlaub oder Krankheit nicht zu Stillstand der Aufgabe führen.
Wenn jemand kein Thema und keine Aufgabe findet, für die er sich begeistern kann, ist er nicht verpflichtet, an etwas zu arbeiten. Er nimmt dann lediglich an dem Future Friday Stand-Up und Wrap-Up teil, hat dazwischen aber Slacktime.
Die Arbeitsgruppen arbeiten entweder an einem Thema oder einer Aufgabe.
Für die Arbeit an einem Thema wird die Methode „Solution Design Studio“ verwendet. Hier bietet es sich an, eine Arbeitsgruppe mit mehr als 2 Leuten zu haben, damit möglichst viele verschiedenen Sichtweisen in die Problemlösung einfließen.
Aus dem Solution Design Studio werden Aufgaben generiert und Owner dieser Aufgaben identifiziert, die dann im Solution Development bearbeitet werden.
Eine Aufgabe bzw. Lösungsidee bedarf keines Konsens’ der Arbeitsgruppe, die das Thema bearbeitet, wenn die Umsetzung dieser Aufgabe nicht alle Mitarbeiter zu etwas verpflichtet. Es reicht aus, wenn sich ein Owner für diese Aufgabe begeistern kann. So können Lösungsalternativen ausprobiert und validiert werden.
Ein Thema muss nicht vollständig abgearbeitet werden. Wenn es keine spannenden bzw. wichtigen Aufgaben mehr bietet, kann es auch erstmal ruhen, so dass die Mitarbeiter ihre Zeit für wichtigere Themen nutzen können.
Konkrete Aufgaben werden von den Ownern im Solution Development bearbeitet. Diese Bearbeitung muss nicht an einem Future Friday stattfinden, sondern kann auch in der Zeit dazwischen nach eigenem Ermessen erfolgen. Diese wird in unserem Zeiterfassungswerkzeug auf „Future Time” gebucht. Wenn jemand in manchen Monaten mehr Future Time investiert, kann er sich eigenverantwortlich auch entscheiden, in anderen Monaten keine Future Time zu investieren, sondern stattdessen zu slacken, siehe „No Prisoners”.
Abgeschlossene Aufgaben werden im Musterbuch in einem Pull Request vom Owner dokumentiert. Die Geschäftsführung ist Gatekeeper für das Musterbuch und verantwortet das Mergen der Pull Requests.
Im Wrap-Up präsentieren die Arbeitsgruppen den Solution Design Canvas zu dem von ihnen bearbeiteten Thema, hängen die daraus resultierenden Aufgaben ans Future Friday-Kanban-Board und benennen die Owner der einzelnen Aufgaben. Ein Thema und seine Aufgaben haben die gleiche Farbe, so dass ihre Zuordnung auf den beiden Flughöhen erkennbar ist.
Wer an einer Aufgabe gearbeitet hat, erklärt den (Zwischen-)Stand.
Auch im Wrap-Up können die Owner nochmal pitchen, um für Unterstützung bei der Bearbeitung ihrer Aufgabe zu werben, welche auch vor dem nächsten Future Friday erfolgen kann.