Wir verbringen in der Regel 80% unserer Zeit mit Projektarbeit. Der Rest unserer Arbeitszeit steht für Unternehmens- und Selbstorganisation, Fortbildung sowie Slack, also zur freien Verwendung, zur Verfügung.
Wie wir unsere Zeit auf Projekte, Slacktime und andere Tätigkeiten verteilen, erfassen wir in einem Timetracking, aus dem sich unsere Arbeitszeitkonten speisen. Diese stellt die Geschäftsführung alle vier Wochen im Information Hub samt einigen Auswertungen und aktuellen Unternehmenszahlen vor. Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter einen guten Überblick über seine Arbeitszeiten hat, weil er für die Steuerung seines Arbeitszeitkontos mitverantwortlich ist und so dazu beiträgt, dass Projekte und Auslastungen gut geplant werden können.
In den Arbeitszeitkonten werden die Plan- mit den Ist-Werten verglichen, um den Mitarbeitern eine Orientierung zu geben, ob sie mehr oder weniger arbeiten, bzw. mehr oder weniger fakturieren sollten.
Im Wesentlichen gibt es drei Werte, die zu steuern sind:
Arbeitstage sind alle in der Zeiterfassung gebuchte Zeiten. Die Buchung erfolgt in Stunden, die Präsentation der Arbeitszeitkonten in Tagen. Arbeitstage umfassen Büro-, Urlaubs- und Krankheitstage. Bürotage fassen fakturierte und nicht fakturierte Zeit zusammen.
Die Mitarbeiter sind angehalten, ihre Arbeitstage so zu steuern, dass sie möglichst weder Über- noch Unterstunden haben, um eine gleichmäßige Anwesenheit zu gewährleisten und Überbelastungen zu vermeiden.
Ein Mitarbeiter muss in der Regel 80% seiner Bürotage fakturieren. D.h. in einer 5-Tage-Woche ohne Urlaub oder Krankheit arbeitet er in der Regel 4 Tage fürs Projekt und hat einen Tag für andere Tätigkeiten. Die Mitarbeiter sind angehalten, ihren Fakturierungsgrad selbst so zu steuern, dass dieser übers Jahr gesehen auf diesen Planwert kommt, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu sichern.
Zu diesen 20% bzw. einem Tag pro Woche nicht fakturierter Zeit zählt in erster Linie die Slacktime – Zeit, die Mitarbeiter nutzen, um sich selbstständig fortzubilden oder eigene Projekte im Firmenkontext zu entwickeln. Auch Konferenzbesuche und andere Fortbildungen werden auf Slacktime gebucht.
Des Weiteren zählen auch sog. Overhead-Aufgaben zur nicht fakturierten Zeit. Dazu gehören z.B. der Information Hub und der Future Friday. Wenn jemand kontinuierliche Overhead-Aufgaben übernimmt, wie z.B. den Betrieb oder die Kleine Lage, bekommt er einen geringeren Plan-Fakturierungsgrad, d.h. erhält mehr nicht fakturierte Zeit.
Vertriebsunterstützung und Sichtbarkeitsmaßnahmen werden als fakturierte Zeit gebucht, da sie der Anbahnung von Projekten dienen und Teil einer Rentabilitätsbetrachtung sind.
In konkreten Fällen ist es möglich, die aufgewendete Zeit für Open-Source-Projekte auch als fakturierte Zeit zu tracken anstatt als Slacktime. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn die gesamte Firma von dem Projekt profitiert oder das Projekt als Sichtbarkeitsmaßnahme angesehen werden kann.
Mitarbeiter können auch zeitweise an 5 Tagen in der Woche fürs Projekt arbeiten, um nicht fakturierte Zeit anzusparen und z. B. in einer anderen Woche an mehreren Tagen hintereinander slacken zu können. Es ist auch möglich, angesparte und nicht in Anspruch genommenen Slacktime in ein Weiterbildungsbudget umzuwandeln, das für Konferenzbesuche und Fortbildungen ausgegeben werden kann.
In den Arbeitszeitkonten werden außerdem die noch verfügbaren und die ungeplanten Urlaubstage betrachtet. Hierbei ist wichtig, dass eine stabile Projektbesetzung gewährleistet ist und die Mitarbeiter nach Möglichkeit kaum Urlaub ins neue Jahr übertragen, damit keine Rücklagen hierfür gebildet werden müssen und Projektbesetzungen auch über mehrere Jahre hinweg stabil bleiben. Deshalb sind die Mitarbeiter angehalten, ihren Urlaub rechtzeitig zu planen und innerhalb des entsprechenden Jahres zu nehmen.